Effectief vergaderen in de boardroom

De meeste raden van commissarissen worden bemenst door ervaren vergaderaars. En voorzitter wordt u ook niet zomaar. Moderne toezichthouders willen graag blijven leren en verbeteren. De kans is groot dat ook uw raadsvergaderingen wel een kwaliteitsimpuls kunnen gebruiken. Dat is in ieder geval zo als u de volgende situaties herkent. Duren uw raadsvergaderingen lang zonder dat ze echt de kern raken? Heeft u ook regelmatig het gevoel dat uw vragen niet echt beantwoord worden? Kent u de steeds terugkerende discussie over of een besluit moet worden goedgekeurd of vastgesteld? En wat doet u als u zoveel voorbereidende stukken ontvangt dat u ze onmogelijk vóór de vergadering kunt doornemen, maar de bestuurder om behandeling vraagt in het belang van de organisatie?

De vergadering is het belangrijkste onderdeel van het werk van commissarissen en er vinden er maar een beperkt aantal per jaar plaats. Hoe blijft u zorgen voor productieve vergaderingen die in goede harmonie verlopen, scherp op inhoud zijn en aan alle wet- en regelgeving voldoen? Dat is de centrale vraag van deze masterclass.

Effectief vergaderen vereist een solide basis van kennis en vaardigheden. In deze masterclass worden beide aspecten behandeld, waarbij de docenten praktijkvoorbeelden en valkuilen benoemen. Na afloop herkent u waar het misgaat en wat u daaraan kunt doen. U krijgt met deze masterclass een stevige basis voor het nemen van goede en geldige besluiten in uw volgende vergadering.

Deze opleiding wordt in samenwerking met de NVTZ Academie (Vereniging van Toezichthouders in Zorg & Welzijn), de VTH Academie (Vereniging voor Toezichthouders bij Hogescholen) en de VTOI-NVTK Academie (Vereniging voor Toezichthouders in Onderwijsinstellingen en Kinderopvang) georganiseerd. Ervaren toezichthouders vanuit de vier maatschappelijke sectoren kunnen zich hiervoor aanmelden.

Programma en leerdoelen

Het ontwikkeltraject bestaat uit drie delen, waarin u als commissaris na een korte theoretische samenvatting over de juridische context en het onderwerp communicatie aan de slag gaat met (eigen) ingebrachte casuïstiek van de deelnemers en van de docenten.

Juridische kaders

Formeel is de vergadering het moment dat de raad besluiten neemt. Natuurlijk wilt u dat deze besluiten geldig zijn. Wat is het risico als u keer op keer de agenda en de stukken voor de vergadering te laat ontvangt? Hoe komt de raad aan voldoende informatie? Wat is het verschil tussen goedkeuren en vaststellen? Wie is eigenlijk verantwoordelijk voor de agenda? Na het volgen van deze masterclass weet u precies waar u op moet letten.

Communicatie

Hoe ervaren een commissaris ook is, communicatie in de boardroom blijft een uitdaging zeker als het lastig wordt. Hoe doorbreekt u een routinematige bijeenkomst met veel details, zonder duidelijk doel en langdradige sprekers? Hoe spreekt u elkaar op een constructieve wijze aan zonder dat dit afbreuk doet aan de duidelijkheid van de boodschap? Hoe zorgt u ervoor dat u antwoord krijgt op uw vraag? Hoe benoemt u zonder wantrouwen te kweken het “niet pluis” gevoel? Door gevorderde communicatietechnieken dringt u snel door tot de kern en is effectieve besluitvorming verzekerd.

Programma

Deel 1: Theorie door het volgen van een online college (te volgen op een door de deelnemers gewenste tijd tot 2 weken voorafgaand aan deel 2)

De deelnemers krijgen een online college (1 uur) aangeboden en worden verzocht een aantal relevante teksten door te nemen. De volgende onderwerpen komen op interactieve en aansprekende wijze aan bod:

• Het agenderen van onderwerpen;
• Het belang van vormvereisten;
• Het verkrijgen van voldoende informatie;
• Het onderhouden van relaties met uw collega-commissarissen en bestuurder(s);
• Het effectief vormgeven van een vooroverleg;
• De juiste “tone of voice” bij lastige onderwerpen;
• Regie pakken en houden tijdens een vergadering;
• Doorzien van de besluitvormingsdynamiek;
• Benoemen van het “niet pluis” gevoel;
• Aandachtspunten voor het opstellen van notulen.

Het aangeboden lesmateriaal blijft nog een jaar online beschikbaar.

Deel 2: Een live-bijeenkomst (van 14.00 tot 20.00 uur, 2 weken na deel 1)

Het uitgangspunt is dat de deelnemers kennis hebben genomen van de theoretische noties, zodat we tijdens de live sessie de diepte in kunnen. Vooraf inventariseren we de vragen en eigen casuïstiek. Met deze input gaan we praktisch aan de slag en maken we een verdieping op de theorie. Reflectie en andere inbreng van de deelnemers en inhoudelijke inbreng van de docent zorgen voor nieuwe perspectieven en inzichten. Deze inzichten zijn door het toegepaste karakter direct van meerwaarde voor de eigen praktijk van toezichthouden.

Voorbeelden van eigen in te brengen casuïstiek:

1. U krijgt belangrijke stukken voor een te nemen investeringsbesluit nagezonden, kort voor de vergadering. Wat gaat u doen en wat vindt u belangrijk?
2. Een lid van de raad is in opspraak gekomen door een uitspraak in een talkshow tafel. Hoe zet u dit op de agenda en hoe bespreekt u dit?
3. Er zijn signalen vanuit de organisatie en vanuit externe partners dat zij zich onveilig voelen door het de wijze van communiceren van de bestuurder. Wat doet u als raad?
4. De voorzitter stelt voor een besluit te nemen waar u het niet mee eens bent. Maar de meerderheid van de raad is voor. Wat gaat u doen? Wanneer is het verstandig uw tegenstem te laten notuleren?

Deel 3: Online bijeenkomst (gezamenlijk, 1,5 uur, 4 weken na deel 2)

In deze bijeenkomst wordt teruggekeken op het traject en het effect op de eigen situatie besproken en beoordeeld. Ook tijdens deze sessie zal de docent ervoor zorgen dat relevante inhoudelijke materie aan bod komt.

De beoogde betekenis van het leertraject voor elke deelnemer

De masterclass zorgt voor een stevige basis voor effectief vergaderen en verrijkt uw kennis en vaardigheden voor het nemen van goede en geldige besluiten.

De deelnemer is zich bewust van de formele en informele aspecten die van belang zijn om een raadsvergadering effectief en efficiënt te laten verlopen en kan omschrijven wat dat voor de eigen organisatie betekent. Men heeft handvatten om daar zelf een rol in te spelen, bijvoorbeeld door zelf anders te acteren of de gang van zaken op een doeltreffende wijze bespreekbaar te maken

Last but not least wordt door de uitgesproken interactieve werkvorm indringend kennis gemaakt met de andere deelnemers en daarmee het netwerk uitgebreid en verrijkt.

Annuleringsvoorwaarden

Bij annulering vanaf één maand tot twee weken voor aanvang van de masterclass brengen wij u 50% van de kosten in rekening. Bij annulering korter dan twee weken voor aanvang van de masterclass brengen wij u 100% van de kosten in rekening. Bij verplaatsing van een opleidingsdag zijn wij genoodzaakt om €95,- locatiekosten in rekening te brengen. U kunt zich natuurlijk altijd, zonder extra kosten, laten vervangen door een collega commissaris; informeer ons hierover per mail. De VTW Academie behoudt zich het recht voor de datum van de masterclass, de locatie of de kosten te wijzigen. Een inschrijving kan in dat geval kosteloos worden geannuleerd. Voor meer informatie kunt u ons altijd bellen op 0570 76 00 06 of mailen naar vtw@academievoortoezichthouders.nl.

Aanmelden