Een rollenspel van een paar uur, en toch voelt het als de echte crisis | Interview met Klaartje Kluiters en Marjolijn Vencken

Klaartje Kluiters en Marjolijn Vencken geven samen de masterclass ‘Toezicht voor, tijdens en na de crises’, een programma van de VTW Academie in samenwerking met de NVTZ Academie. Beiden zijn crisisadviseur en hebben samen al zo’n zestig crises van dichtbij meegemaakt. Zij weten als geen ander wat er gebeurt zodra een organisatie in zwaar weer terechtkomt, en wat dat vraagt van de raad van commissarissen.

Te ver weg of te dichtbij: beide zijn geen goede reactie

Kluiters herkent uit de praktijk twee patronen waarbij het misgaat. Bij een financiële instelling die in een crisis belandde, trok de raad van commissarissen zich juist helemaal terug. “Die hadden zoiets van: dit is echt aan het bestuur.” De bestuurder voelde zich niet gesteund, er werden geen vragen gesteld, en juist die afstand maakte de toezichthouders volgens Kluiters uiteindelijk zelf kwetsbaar: “Die onttrekken zich nu aan hun verantwoordelijkheid.” Het andere uiterste ziet zij minstens zo vaak: een raad van commissarissen die op de stoel van de bestuurder gaat zitten en de crisis zelf actief gaat meesturen, waardoor de bestuurder vleugellam raakt en de organisatie het ervaart als een motie van wantrouwen.

Vencken herkent de valkuil in het handelingsperspectief dat toezichthouders op dat moment voelen: “Een commissaris staat door zijn rol al verder van de organisatie af, ziet dat er iets gebeurt en denkt: Ik moet handelen. Dan trek ik me terug, of ik ga er bovenop zitten. Beide zijn niet de juiste reactie.” In de masterclass krijgen deelnemers daarom vooral een handelingsrepertoire mee: instrumenten en signalen waarmee zij hun rol ook in crisistijd goed kunnen blijven vervullen, en vragen die zij al in vredestijd kunnen stellen om te toetsen of een organisatie en haar bestuurder voorbereid zijn.

Oefenen in een rollenspel, en de verrassing van de eigen intuïtie

De masterclass werkt met casuïstiek uit de media, met casussen die deelnemers zelf inbrengen, en met scenario’s die de docenten zelf ontwikkelen. In een rollenspel kruipen deelnemers in de rol van commissaris, terwijl Kluiters en Vencken de bestuurder of directie spelen die met een lastige kwestie wordt geconfronteerd. “We proberen altijd iets van een scenario te maken waar iedereen zich wel aan kan relateren, een soort snelkookpannetje”, aldus Kluiters. Wat daarbij opvalt is dat de dynamiek nauwelijks per sector verschilt: dezelfde kwesties, dezelfde knelpunten, hetzelfde gedrag. Deelnemers brengen hun eigen sectorkennis mee, de docenten brengen kennis van hoe je bestuurt en toezicht houdt zodra een crisis losbarst.

De meest verrassende opbrengst zit voor veel deelnemers niet in nieuwe kennis, maar in bevestiging. “We horen vaak terug: Ik heb het eigenlijk op intuïtie goed gedaan, maar nu heb ik er een raamwerk bij”, vertelt Kluiters. Dat kader helpt om bewuster te worden van eigen blinde vlekken, en van de crisisrisico’s die de eigen organisatie zou kunnen raken. Vencken vult aan dat vooral het oefenen zelf het verschil maakt: “Hoe meer je oefent, hoe beter je de echte situatie aankan.”

Wat Kluiters en Vencken vooral meegeven, is dat voorbereiding op crisis niet vrijblijvend is. Vroeg of laat krijgt vrijwel elke organisatie met een crisis te maken, en juist de manier waarop een raad van commissarissen daarin staat maakt het verschil tussen een bestuurder die zich gesteund voelt en een bestuurder die er alleen voor komt te staan. Een gedeeld beeld van rollen en verantwoordelijkheden, besproken voordat de druk er is, maakt die balans in de praktijk een stuk makkelijker te vinden.

Wilt u dat comfort ook zelf ervaren?

“Geef uzelf dit cadeau”, zegt Vencken: een middag investeren in rust voor het moment dat een crisis zich aandient. Kluiters: “U wordt in een middag geen crisismanagement-deskundige, maar u creëert wel een bepaald comfort over een onderwerp waar de kans groot is dat u er ooit mee te maken krijgt.” Bekijk hier of de masterclass “Toezicht voor, tijdens en na de crises” bij uw ontwikkeling past, en schrijf u in.